As perguntas que dão título a esse texto nos oferecem subsídios para uma boa dose de reflexão sobre o tempo e suas nuances.

Pensar o tempo é saber que ele, de fato, não para e continua passando independentemente das nossas ações. É exatamente por isso que podemos dizer que a sua percepção é diferente para cada pessoa. As pessoas que usam o tempo de forma mais produtiva talvez percebam o quanto ele pode ser um grande aliado. Já as pessoas que se embolam nas tarefas cotidianas, em geral acham que ele passa rápido demais.

A verdade é que saber administrar o tempo é um desafio possível e pode ajudar as pessoas a pararem de procrastinar seus sonhos, projetos ou até mesmo as tarefas do dia a dia. Assim como se aprende a dirigir, a ler e outras tarefas, gerir o tempo também passa por um aprendizado.

Gestão do tempo

A gestão do tempo está totalmente ligada à capacidade de planejamento e de organização. Por demandar mais de uma habilidade para sua execução, a gestão do tempo se classifica como uma atividade complexa e, talvez por esse motivo, muitas pessoas tenham dificuldades em executá-la. Contudo, tais habilidades são também passíveis de serem aprendidas e colocadas em prática. Além disso, há várias ferramentas que podem ajudar as pessoas a melhorarem seu desempenho quando o assunto é organizar e/ou planejar.

Do simples calendário ao mais sofisticado software de organização/planejamento, as ferramentas on ou off-line não só podem como devem ser utilizadas no dia a dia em prol da melhor gestão do tempo. O simples fato de anotar as tarefas previstas para aquele dia, semana ou mês já ajuda as pessoas a se situarem no tempo e no espaço. Mas aqui vale uma ressalva: ao listar as tarefas, deve-se, sobretudo, levar em consideração a sua complexidade para assim não dispor de um tempo maior ou menor para cada atividade em questão. Muitas vezes a pessoa só terá consciência do tempo exato para execução da tarefa fazendo-a. No entanto, o importante é se valer da experiência para as próximas previsões.

Outra informação a ser considerada é o foco (ou a falta dele) na execução das atividades.

Foco nas ações para melhor gestão do tempo

Quando o assunto é foco, é necessário apresentar algumas considerações sobre como o cérebro funciona e como ele trabalha a nosso favor. Sim, ele trabalha a nosso favor e podemos nos valer disso para potencializarmos o nosso desempenho nas tarefas!

Daniel Goleman, conhecido como o pai da Inteligência Emocional, no seu livro “Foco: atenção e seu papel fundamental para o sucesso”, apresenta uma excelente reflexão sobre o uso do cérebro para melhoria do foco. Nele, o autor dá um exemplo que ratifica o argumento de que o cérebro trabalha sempre a nosso favor. Ele conta que um matemático estava há um bom tempo empenhado na resolução de uma questão matemática, mas sem muito sucesso. Então, um dia, na sua caminhada matinal beira-mar, ele teve a clareza e um insight sobre o que precisava para a resolução do problema. Nesse caso, fica claro que as pausas são mais que bem-vindas: elas oxigenam o cérebro que, como disse, continua trabalhando.

Goleman também fala que uma atenção focada demais também gera um cansaço. Por isso, nem sempre ficar muito tempo fazendo a mesma coisa pode ser a melhor opção e muito menos sinônimo de produtividade. Isso porque a mente, assim como um músculo, se cansa de fazer a mesma coisa por muito tempo. Então, de tempos em tempos, mudar de atividade é muito salutar para a produtividade. 

Ferramentas para gestão do tempo

Existem várias ferramentas on e off-line que podem ser muito úteis quando o assunto é organização de tarefas, planejamento e, claro, gestão do tempo. Vamos aqui listar algumas.

São elas:

• Tomato Timer (https://tomato-timer.com/): uma ferramenta que, inclusive, se encontra disponível na internet é a Tomato Timer, que tem de, forma on-line a técnica pomodoro à disposição. Mas, o que é essa técnica? Ela nada mais é do que a divisão de uma hora em quatro partes de 25 minutos, com 5 minutos de descanso. A ideia é que a pessoa possa ter mais foco nas atividades. Essa técnica foi desenvolvida pelo italiano Francisco Cirillo, publicada no livro “The Pomodoro Technique”.
• Ferramentas off-line, como agenda, planner ou até um caderno também podem ser utilizadas. A ideia é que você utilize esses instrumentos para organizar as tarefas, anotando.
•  Habit Tracker: é um rastreador de hábito que, além de organizar as tarefas, ajuda na transformação da tarefa rotineira em um hábito.
• Trello e Todoist: o Trello é um software que permite o registro dos projetos e, inclusive, das tarefas já produzidas pela equipe, dentre outras funcionalidades. Há também o Rescue Time que tem funções semelhantes ao Trello. Ambos permitem registro e rastreio das ações em andamento. Há versões free e pagas.
• Remembert the Milk: é um aplicativo que funciona como uma lista de atividades. Ele tem uma versão free e também uma paga com mais funcionalidades.

E, se mesmo com essas dicas ou por causa delas você ainda sente a necessidade de buscar uma ajuda especializada para melhorar sua administração do tempo, a Eterno Aprendiz oferece periodicamente workshops sobre o assunto, no intuito de ajudar pessoas e/ou equipes a melhorarem sua gestão do tempo e produtividade. Faça contato!

KENYA VALADARES Mestre em Administração, pós-graduada em Comunicação e Gestão Empresarial, graduada em Publicidade e Propaganda e Jornalismo e em Relações Públicas, professora nas áreas de comunicação e gestão há mais 15 anos, co-fundadora da Plataforma Social Partilhado e do Programa Dose de felicidade.