A gestão de projetos se tornou um dos grandes pilares para uma boa governança no mundo dos negócios. Independentemente do segmento, novas ferramentas e metodologias têm sido demandadas pelas empresas com o objetivo de assegurar o sucesso das iniciativas. Gerenciar problemas pode custar caro e, por isso, é preciso evitar surpresas e antecipar riscos.

Uma pesquisa mundial conduzida pelo Project Management Institute (PMI) mostra que, pela primeira vez em cinco anos, mais projetos estão atingindo seus objetivos e estão sendo finalizados dentro do orçamento previsto. Segundo o estudo, houve um declínio de 20% no prejuízo em projetos, o que mostra que, quando as práticas são implementadas da forma correta, as chances de sucesso aumentam.

Mas, como garantir uma gestão eficaz de projetos? Veja, a seguir, seis dicas essenciais.

1. Estabeleça metas e objetivos claros

Converse com seu cliente para entender suas expectativas. Muitas vezes ele imagina um resultado, mas não consegue quantificar o que espera. Não poupe esforços nessa etapa! Procure extrair o máximo de informações e, assim, defina os objetivos e resultados a serem alcançados. A descrição detalhada do produto ou serviço bem como dos entregáveis do projeto também é fundamental.

2. Pesquise todas as informações relacionadas ao projeto

O histórico de projetos semelhantes é uma das fontes de informações mais confiáveis para a sua iniciativa. Reunir informações e realizar levantamentos antes da execução do projeto auxilia na redução de riscos, além de evitar problemas e retrabalho nas principais etapas.

3. Elabore um cronograma realista

Um cronograma com prazos bem definidos aumenta consideravelmente as chances de sucesso de um projeto. Portanto, além de uma equipe comprometida e uma gestão eficiente, não se esqueça de estabelecer prazos factíveis.

4. Controle as tarefas, a forma de realizar e os prazos

Na fase de concepção ou planejamento do projeto, geralmente há um grande volume de tarefas identificadas pela equipe do projeto. A forma de realizá-las e o prazo de cada uma delas interfere diretamente no resultado final. Além disso, o controle das atividades poupa tempo e evita o stress dos envolvidos.

5. Estabeleça um fluxo de trabalho adequado à sua realidade

O uso da metodologia de projetos e suas ferramentas contribui para evitar imprevistos e antecipar situações desfavoráveis. Além disso, orienta as revisões do projeto, aperfeiçoa a alocação de recursos, possibilita documentar informações e facilita estimativas para futuros projetos, melhorando a tomada de decisões.

6. Alinhe as expectativas ao longo do projeto

A equipe de projeto e seu cliente devem estar alinhados e ser transparentes durante todas as fases. O comprometimento e a sinceridade de ambos os lados devem ser tratados com total zelo pelo gerente do projeto. Menos surpresas e menos riscos representam mais ganhos e melhores resultados.

Fonte: Gustavo Teodoro Simões Quinteiro, Assessor Técnico do Senac em Minas